Comunik KIT / Utilisation de Comunik KIT / Activités
Paramétrage
La configuration des types, des pipelines et des étapes est une étape cruciale pour organiser et structurer le suivi de vos activités dans Comunik KIT. ✨ Cette personnalisation vous permet d’adapter l’outil aux spécificités de vos processus internes, qu’il s’agisse de gérer des projets, piloter des cycles de vente ou assurer le suivi d’un service client.
En configurant ces éléments, vous facilitez l’attribution des responsabilités, améliorez la lisibilité des tâches en cours et offrez à vos équipes un cadre de travail clair et collaboratif. 📊
✨ Comprendre les types, pipelines et étapes
Avant de configurer ces éléments dans Comunik KIT, il est important de bien comprendre leur rôle et leur utilité. Chaque notion contribue à structurer vos activités et à rendre leur suivi plus lisible et efficace.
🔹 Le Pipeline
Le pipeline est une grande catégorie qui regroupe vos activités selon un domaine ou un département.
👉 Exemple concret : si vous avez plusieurs équipes, vous pouvez créer un pipeline Support client pour toutes les activités liées aux demandes clients, un pipeline Vente pour vos actions commerciales, et un pipeline Projets internes pour l’organisation de vos projets d’entreprise.
Ainsi, le pipeline agit comme un classeur principal qui vous permet de filtrer et d’ordonner les activités selon leur finalité.
🔹 Le Type
Le type précise la nature exacte de l’activité.
👉 Exemple : dans le pipeline Vente, vous pouvez créer des types comme :
- Prospection commerciale : pour les actions de démarchage de nouveaux clients.
- Négociation : pour le suivi des discussions commerciales.
- Formation produit : si vous formez vos clients avant la signature d’un contrat.
Le type sert à étiqueter l’activité pour qu’elle soit facilement identifiable et classable.
🔹 L’Étape
L’étape indique le statut d’avancement de l’activité dans son cycle de vie.
👉 Exemple : dans un pipeline Vente, vous pouvez avoir les étapes suivantes :
1️⃣ Prise de contact (l’activité débute)
2️⃣ En négociation (la relation progresse)
3️⃣ Contrat signé (le succès est atteint)
4️⃣ Livraison en cours (le produit est envoyé au client)
Chaque étape est associée à un pourcentage de progression (par exemple : Prise de contact = 10 %, Contrat signé = 80 %).
Les étapes permettent de visualiser en un coup d’œil où vous en êtes, grâce à des couleurs et des barres d’avancement.
🎯 En résumé :
- Le pipeline = la grande catégorie de l’activité (ex. Vente, Support, Projets).
- Le type = la nature précise (ex. Prospection, Négociation).
- L’étape = le statut actuel (ex. En cours, Terminé).
En combinant ces trois éléments, vous obtenez une structure claire et personnalisée qui reflète vos méthodes de travail et facilite la collaboration.
🎯 Ajout d’un type d’activité
Pour commencer, accédez à la section de paramétrage des activités en cliquant sur le bouton Configuration, situé en bas du menu des fonctionnalités, comme le montre la capture suivante :
Ensuite, cliquez sur le sous-menu Activités pour ouvrir la page dédiée :
Vous arrivez alors sur le menu général de paramétrage des activités, qui regroupe la liste de tous les types déjà existants :
Pour créer un nouveau type, deux options s’offrent à vous :
- Soit cliquer sur le bouton + en haut à droite,
- Soit cliquer sur Ajouter un type d’activité, en bas à gauche de la liste.
Une fois cette action effectuée, les champs de configuration apparaissent directement en bas de la liste des types déjà configurés :
Les champs à renseigner sont :
✏️ Nom – Indiquez le nom du type (exemple : Prospection).
🎨 Icône – Sélectionnez l’icône correspondante dans la liste déroulante.
- 💡 Remarque : Une icône ne peut pas être attribuée à deux types différents.
🌈 Couleur – Choisissez la couleur qui servira de repère visuel :
Une fois ces champs complétés, cliquez sur l’icône Enregistrer située à gauche :
Une fois la configuration enregistrée, le nouveau type crée apparaitra en bas de la liste des types déjà existants, comme le montre la capture suivante :
Si vous souhaitez le modifier ou le supprimer plus tard, utilisez les icônes crayon (✏️) ou corbeille 🗑️ situées à gauche du type concerné :
📂 Ajout d’un pipeline et d’une étape de pipeline
Pour configurer les pipelines, commencez par cliquer sur l’onglet Pipelines, comme précisé ici :
Vous aurez ainsi accès à la liste des Pipelines et des étapes de Pipelines déjà configurées, comme le montre la capture suivante :
➕Ajouter un Pipeline d'activité
Afin d'ajouter un pipeline d'activité, il suffit de cliquer sur le bouton "+", en haut du menu des Pipelines, ou bien sur le bouton "Ajouter un pipeline" situé en bas à gauche, comme le montre la capture suivante :
Les champs nécessaires à la configuration d'un pipeline d'activité apparaitront au sein de la même fenêtre en bas des pipelines déjà configurés, comme le montre la capture ci-dessous :
Les champs nécessaires à la configuration d'un nouveau Pipeline sont les suivants :
Complétez les champs suivants :
📝 Nom – Indiquez le nom du pipeline (exemple : Vente produit).
🏢 Département – Sélectionnez le département auquel il est rattaché via le menu déroulant.
Pour finaliser, cliquez sur l’icône Enregistrer à gauche :
Une fois la configuration enregistrée, le nouveau pipeline crée apparaitra en bas de la liste des pipelines déjà existants, comme le montre la capture suivante :
Pour le modifier ou le supprimer, cliquez sur les icônes crayon ✏️ ou corbeille 🗑️ situées à gauche.
➕ Ajouter une étape de pipeline
Afin d'ajouter une étape de pipeline, il suffit de cliquer sur le bouton "+", en haut du menu des étapes de Pipelines, ou bien sur le bouton "Ajouter une étape" situé en bas à gauche, comme le montre la capture suivante :
Les champs nécessaires à la configuration d'une étape de pipeline apparaitront au sein de la même fenêtre en bas des étapes de pipelines déjà configurées, comme le montre la capture ci-dessous :
Les champs nécessaires à la configuration d'une nouvelle étape de pipeline sont les suivants :
📝 Nom – Le nom de l’étape (exemple : Prise de contact).
📈 Progression – Le pourcentage d’avancement correspondant (par exemple : 30%).
🎨 Couleur – La couleur d’identification visuelle.
Cliquez enfin sur l'icone d'enregistrement, située à gauche :
Une fois la configuration enregistrée, la nouvelle étape de pipeline créée apparaitra en bas de la liste des étapes de pipelines déjà existantes, comme le montre la capture suivante :
Vous pouvez par ailleurs modifier ou supprimer une étape de pipeline déjà créée en cliquant sur le crayon ou la corbeille situés à gauche de l'étape de pipeline en question, comme le montre la capture ci-dessous :
💡 Exemple d'utilisation
Nous allons maintenant vous détailler un cas concret de création de Type, de Pipeline et d'étape de Pipeline L'exemple choisi concernera le cycle de vente d'un produit de grande consommation.
✅ Le nom du type choisi est Service commercial.
✅ Le nom du Pipeline choisi est Vente de produit.
✅ Le Pipeline choisi sera composé pour notre exemple de trois étapes : Prise de contact, Vente et Livraison
Passons maintenant à la création de notre exemple sur le module Activités de Comunik KIT.
-En suivant la procédure de création d'un type, détaillée plus haut, notre exemple de type nommé Service commercial se présentera sous la forme suivante :
-En suivant la procédure de création d'un Pipeline, détaillée plus haut, notre exemple de Pipeline nommé Vente de produit se présentera sous la forme suivante :
-En suivant la procédure de création d'étapes de Pipeline, détaillée plus haut, notre exemple d'étapes de Pipeline nommés Prise de contact, Vente et Livraison, se présenteront sous la forme suivante :
🏆 Nous obtenons ainsi une structure complète et fonctionnelle adaptée au cycle de vente d’un produit de grande consommation. Le Type Service commercial constitue la base organisationnelle, tandis que le Pipeline Vente de produit structure le processus en trois étapes clés : Prise de _c_ontact, Vente et Livraison. Ces éléments sont désormais configurés dans le module Activités de Comunik KIT, permettant un suivi clair et organisé des interactions commerciales. Cette configuration facilite la gestion des activités, améliore la visibilité sur l’avancement des ventes et optimise le pilotage des performances commerciales.
Configuration des groupes de suiveurs par pipeline
Dans Comunik KIT, il est possible d’aller plus loin dans l’organisation de vos activités en définissant, pour chaque pipeline, un groupe de suiveurs par défaut. Cette configuration permet d’automatiser l’ajout de certaines personnes sur les activités, sans avoir à les sélectionner manuellement à chaque création.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque certaines personnes doivent être informées de manière régulière du suivi d’une activité, sans nécessairement intervenir comme participants actifs. Cela peut concerner, par exemple, un responsable d’équipe, un superviseur, un manager de département ou toute autre personne ayant besoin d’une visibilité sur l’avancement des tâches.
Pourquoi configurer des suiveurs par défaut ?
Configurer des groupes de suiveurs par pipeline permet de standardiser le suivi des activités et de renforcer la cohérence de fonctionnement entre les équipes. Au lieu d’ajouter manuellement les mêmes personnes sur chaque activité, l’administrateur peut anticiper ce besoin et faire en sorte que certains suiveurs soient proposés automatiquement selon le pipeline sélectionné.
Cette approche présente plusieurs avantages :
- elle réduit les oublis lors de la création d’une activité ;
- elle homogénéise les pratiques de suivi au sein de l’organisation ;
- elle améliore la visibilité des responsables sur les activités importantes ;
- elle fait gagner du temps aux utilisateurs lors de la saisie.
Pour commencer, rendez-vous dans la partie Configuration de Comunik Sphere. Dans le sous-menu Activité, vous retrouverez un onglet dédié aux Groupes de suiveurs, en complément des onglets déjà existants consacrés aux types et aux pipelines.
Cette rubrique permet d’afficher la liste des groupes déjà définis, ainsi que les pipelines auxquels ils sont rattachés. Elle sert de point central pour organiser le suivi automatique des activités selon vos processus internes.
Pour créer un nouveau groupe de suiveurs, cliquez sur le bouton Ajouter :
Un formulaire de création apparaît directement dans l’interface de configuration, dans le même esprit que l’ajout d’un type ou d’un pipeline dans le paramétrage standard du module Activités :
Une fois le formulaire affiché, il convient de renseigner les informations nécessaires à la création du groupe :
Nom : Donnez un nom clair au groupe de suiveurs afin qu’il soit facilement identifiable dans la configuration.
Pipeline : Sélectionnez ensuite le ou les pipelines concernés par ce groupe. .
Suiveurs : Ajoutez enfin les utilisateurs qui devront être automatiquement associés comme suiveurs.
Après avoir complété ces champs, cliquez sur l’option d’enregistrement afin de sauvegarder le groupe. Une fois validé, celui-ci apparaîtra dans la liste des groupes de suiveurs déjà configurés.
Comment fonctionne l’affectation automatique ?
Une fois un groupe de suiveurs configuré pour un pipeline donné, son comportement devient visible lors de la création ou de la modification d’une activité. Lorsque l’utilisateur ouvre le drawer Créer une nouvelle activité et sélectionne un pipeline ou une étape liée à un pipeline déjà paramétré, les suiveurs associés sont automatiquement proposés dans la zone dédiée aux suiveurs.
Le même principe s’applique lorsqu’une activité existante est modifiée. Si l’utilisateur choisit un pipeline déjà lié à un groupe de suiveurs, Comunik Sphere proposera automatiquement les suiveurs correspondants. Cette automatisation garantit une meilleure cohérence entre la configuration administrative et l’usage quotidien du module Activités.
Cas d’usage concret
Prenons un exemple simple : Une entreprise utilise un pipeline nommé Support client pour le traitement de certaines actions internes liées au suivi des demandes. Le responsable du support et le chef d’équipe doivent être informés de toutes les activités créées dans ce pipeline, sans pour autant intervenir directement dans chacune d’elles.
Dans ce cas, l’administrateur peut créer un groupe de suiveurs intitulé Responsables support, l’associer au pipeline Support client, puis y ajouter les profils concernés. Dès lors, chaque fois qu’une activité sera créée sur ce pipeline, ces personnes seront automatiquement proposées comme suiveurs. L’utilisateur en charge de la création gagnera du temps, et les responsables conserveront une visibilité régulière sur les actions en cours.
Le même principe peut être appliqué à un pipeline commercial, à un pipeline projet, ou encore à un workflow de validation interne.
Différence entre participants et suiveurs
Il est important de rappeler la différence entre ces deux notions pour éviter toute confusion dans le paramétrage.
Les participants sont les personnes qui prennent part activement à l’activité. Ils sont directement impliqués dans son exécution, son traitement ou sa coordination. Le guide actuel du module Activités présente déjà ce rôle dans la fenêtre de création d’une activité.
Les suiveurs, en revanche, n’ont pas nécessairement de rôle opérationnel direct. Ils sont ajoutés afin de rester informés de l’évolution de l’activité. Dans la documentation existante, ils sont présentés comme des personnes souhaitant suivre l’activité sans y participer activement, comme par exemple un responsable hiérarchique ou un membre de la direction. La configuration des groupes de suiveurs par pipeline vient donc automatiser un besoin déjà prévu dans l’usage standard du module.
🌟 Conseils pratiques
🔹 Adaptez les types : Créez des catégories alignées sur vos missions (ex. : Ventes, Support, Projets).
🔹 Structurez vos pipelines : Reflétez fidèlement vos processus internes.
🔹 Simplifiez les étapes : Concentrez-vous sur celles qui apportent une valeur ajoutée.
🔹 Impliquez vos équipes : Validez la configuration avec les utilisateurs finaux.
❓ Questions fréquentes
💬 Pourquoi est-il important de définir des types d’activités ?
Les types facilitent la classification, le reporting et le suivi des actions selon leur objectif ou leur service.
💬 Comment choisir le bon nombre d’étapes ?
Identifiez les phases clés. Trop d’étapes complexifient le processus, trop peu réduisent la lisibilité.
💬 Peut-on utiliser plusieurs pipelines pour un projet ?
Oui, plusieurs pipelines peuvent être associés en fonction des workflows spécifiques.
💬 Comment gérer les étapes inutiles ?
Supprimez ou fusionnez les étapes qui ne servent plus à clarifier le flux de travail.
💬 Que faire si le pipeline est trop complexe ?
Réunissez les équipes pour simplifier et ajuster la structure afin qu’elle soit mieux comprise.
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