Créer et inviter de nouveaux utilisateurs à Comunik KIT

🎯 Objectif

Cette rubrique explique comment un administrateur réseau peut créer et inviter de nouveaux utilisateurs à rejoindre la plateforme Comunik KIT.

Grâce à cette fonctionnalité, l’entreprise peut gérer ses effectifs de manière autonome, en attribuant à chaque collaborateur un rôle, un accès et un espace de travail adaptés à ses besoins.

1️⃣ Accéder à la gestion des utilisateurs

Pour accéder à la zone d’administration :

Connectez-vous à votre espace Comunik KIT avec un compte administrateur.
Cliquez sur l’icône ⚙️ située en bas à gauche du menu latéral.
Sélectionnez ensuite Utilisateurs depuis le menu Configuration.
Comme le montre la capture suivante, la page affiche la liste complète des utilisateurs, leurs rôles, et leur statut d’accès (actif ou invité).

2️⃣ Créer un nouvel utilisateur

Cliquez sur le bouton “+ Créer un utilisateur” en haut à droite de l’écran.

Une fenêtre latérale intitulée “Nouveau collègue” s’ouvre (comme le montre la capture suivante).

Remplissez ensuite les champs suivants :
Full name 🧑 : prénom et nom de l’utilisateur.
Email (Username) ✉️ : l’adresse professionnelle qui servira d’identifiant de connexion.
Mobile number 📱 : optionnel, utile pour les notifications ou la double authentification.
Role 🧩 : sélectionnez le rôle adapté (Agent, Superviseur, Admin, etc.).
Department / Équipe 🏢 : associez l’utilisateur à son service ou groupe de travail.
Importez une photo de profil en cliquant sur “+ Télécharger”. (facultatif)

Une fois les champs renseignés, plusieurs options s’affichent dans le bouton bleu Créer :

Créer & Ajouter un autre ➕ : pour enregistrer l’utilisateur et passer directement au suivant.
Créer & Inviter 📧 : pour enregistrer et envoyer immédiatement l’invitation.
Créer & Inviter & Ajouter un autre 🔁 : pour enchaîner la création et les invitations en continu.

3️⃣ Confirmation de la création

Après validation, un message de réussite apparaît en haut à droite (comme le montre la capture suivante) :

Cela signifie que le compte a bien été créé et que l’invitation a été envoyée à l’adresse email spécifiée.

4️⃣ Réception de l’invitation par email

Le nouvel utilisateur reçoit un email de bienvenue émis par Comunik KIT (comme le montre la capture suivante).

L’objet du mail est :

🚀 You’ve been invited to join Comunik KIT!

Le contenu du message indique les informations du compte (email, téléphone) et un lien intitulé :

🔗 ACCEPT INVITATION

En cliquant dessus, l’utilisateur démarre le processus d’activation de son compte.

5️⃣ Définir le mot de passe

L’utilisateur est redirigé vers la page de création de mot de passe (comme le montre la capture suivante).

Il doit saisir et confirmer un mot de passe respectant les critères suivants :

Contenir au moins 8 caractères.
Inclure une majuscule, un chiffre et un caractère spécial.
Correspondre parfaitement à la confirmation.

Une fois le mot de passe défini, il valide en cliquant sur “Confirmer le mot de passe”.

6️⃣ Première connexion à Comunik KIT

Après validation, l’utilisateur est automatiquement redirigé vers sa page d’accueil personnalisée (comme le montre la capture suivante).

Il y retrouve :

Ses modules activés (téléphonie, tickets, offres, etc.).
Les widgets de suivi (appels reçus, pistes, tickets créés, discussions).
Son profil utilisateur affiché en haut à gauche.

💡 Conseils pratiques

🔁 Vérifiez toujours l’adresse email avant l’envoi de l’invitation pour éviter les erreurs de livraison.
👥 Attribuez un rôle précis (Agent, Responsable, Admin) dès la création pour limiter les accès inutiles.
📅 Planifiez les créations groupées à des moments calmes pour éviter les blocages SMTP.
🧾 Archivez les invitations envoyées afin de garder un historique des créations de comptes.
🔒 Encouragez les utilisateurs à activer la double authentification pour renforcer la sécurité.

❓ FAQ – Création et invitation d’utilisateurs

📌 Que faire si un utilisateur ne reçoit pas l’invitation ?

→ Vérifiez l’adresse email saisie et demandez-lui de vérifier le dossier Courrier indésirable. Vous pouvez renvoyer l’invitation depuis l’onglet Invités.

📌 Peut-on inviter plusieurs utilisateurs à la fois ?

→ Oui, il est possible d’ajouter plusieurs comptes consécutivement grâce à l’option Créer & Inviter & Ajouter un autre.

📌 L’utilisateur peut-il modifier son mot de passe après création ?

→ Oui, depuis le menu Profil → Sécurité → Modifier le mot de passe.

📌 Est-il possible d’attribuer un rôle après l’invitation ?

→ Oui, le rôle et les permissions peuvent être ajustés à tout moment depuis la fiche utilisateur.

📌 L’administrateur peut-il supprimer un compte ?

→ Oui, via la page Utilisateurs → clic sur les trois points à droite du nom → Supprimer le compte.