Filtres avancés

Le filtre avancé du module Email de Comunik KIT permet d’affiner la recherche et l’affichage des messages dans vos boîtes de réception (personnelles ou partagées).

Il est particulièrement utile dans les environnements où le volume de mails est important, comme le support client, le service commercial ou les équipes techniques.

L’accès se fait en cliquant sur l’icône entonnoir située en haut de la liste des emails, comme le montre la capture suivante :

Une fois ouvert, le filtre propose une interface détaillée permettant de combiner plusieurs critères de recherche pour afficher uniquement les messages pertinents.

⚙️ Fonctionnement du filtre

📩 Expéditeur / Destinataire

• De : filtre les emails selon l’expéditeur.
• À : filtre selon le destinataire (utile pour les boîtes partagées ayant plusieurs adresses liées).

📅 Plage de dates

Permet de limiter l’affichage aux emails reçus entre une date de début et une date de fin.

👉 Exemple : afficher uniquement les emails reçus entre le 1er et le 15 août.

🏢 Affectation

Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs modules liés (Organisation, Contact, Projet, etc.) pour retrouver les emails rattachés à ces entités.

🏷️ Qualification

Affiche les emails selon leur qualification métier (ex. réclamation, ajout de licences, solde épuisé, livraison plateforme…).

Idéal pour suivre l’évolution de certaines catégories de demandes.

📊 Statut

Permet de filtrer les mails selon leur état de traitement :

• Non assigné,
• Assigné,
• En cours,
• Clôturé,
• Hors délai.

👤 Assignation

• Par défaut : vue standard.
• Tous : affiche l’ensemble des mails assignés et non assignés.
• Mode moi : limite l’affichage aux mails assignés à l’utilisateur connecté.
• Aucun : affiche uniquement les mails non assignés.

⏱️ Chrono

Ce critère permet de filtrer les emails en fonction du respect des délais de traitement :

• Non : mails sans chrono actif,
• Oui : mails soumis à une contrainte de délai,
• Hors délai : mails qui ont dépassé le temps imparti.

📖 Statut de lecture

• Tous : affiche l’ensemble des emails.
• Lu : uniquement les mails déjà ouverts.
• Non lu : uniquement les mails non ouverts (pratique pour prioriser les nouveaux messages).

💡 Conseils pratiques

• 🕵️ Utilisez la plage de dates pour retrouver rapidement un mail dans un contexte de forte volumétrie.
• 🎯 Combinez qualification + statut pour suivre uniquement les demandes urgentes (ex. réclamations non assignées).
• 🧑‍💻 Activez le mode Moi pour vous concentrer uniquement sur vos propres tâches.
• ⏳ Exploitez le filtre Hors délai pour détecter rapidement les mails critiques en attente.
• 🧘 Pensez à réinitialiser régulièrement vos filtres afin d’éviter d’exclure par inadvertance certains emails.

❓ Questions fréquentes

1. Est-ce que mes filtres sont enregistrés automatiquement ?

➡️ Non, ils ne s’appliquent que pour la session en cours. Vous devez les réactiver si nécessaire.

2. Puis-je combiner plusieurs critères à la fois ?

➡️ Oui, le filtre avancé permet d’utiliser plusieurs conditions (ex. mails non lus + qualifiés en réclamation + affectés au service Support).

3. Que signifie "Hors délai" ?

➡️ Cela indique que l’email a dépassé le temps de traitement maximum défini par l’administrateur.

4. Pourquoi je ne vois pas certains critères ?

➡️ L’affichage peut varier en fonction de vos permissions. Les dispatcheurs disposent de plus d’options que les utilisateurs standards.

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