Comment configurer la fonctionnalité Patron/Secrétaire ?

La fonctionnalité Patron/Secrétaire est une option qui permet de gérer efficacement les appels d'un dirigeant (patron) par l'intermédiaire d'un assistant ou secrétaire. Grâce à cette fonctionnalité, les appels destinés au patron sont filtrés par le secrétaire, qui peut choisir de les transférer, les rejeter, ou les mettre en attente. Elle permet de mieux organiser la communication, en évitant que le dirigeant soit dérangé par des appels non prioritaires, tout en maintenant un flux de communication fluide.

Pour configurer la fonctionnalité Patron/Secrétaire, il suffit de suivre les étapes suivantes :

1.Accédez à la section "Gestion des postes", puis la sous-section "Patron-secrétaire", comme précisé dans la capture suivante :

2. Cliquez sur "Ajouter un paramétrage" :

3. Saisissez le nom du paramétrage dans le champ "Nom du paramétrage".

4. Action pour les appels reçus :

- Définissez l'action pour les appels reçus (Postes internes ou Groupe d’appel).

- Choisissez la destination de l’appel.

5. Liste des postes autorisés à appeler :

- Sélectionnez les postes internes autorisés à contacter directement le patron sans passer par la secrétaire.

6. Validez la configuration.

Activation de la configuration sur le poste interne du patron :

1. Cliquez sur "Gestion des postes internes" puis sélectionnez "Postes internes".

2. Recherchez le poste interne du patron, puis cliquez sur "Modifier".

3. Accédez à l'onglet "Configuration".

4. Sélectionnez la configuration "Patron Secrétaire" et validez.

Cas d'usage :

Filtrage des appels pour une meilleure productivité du dirigeant : Dans une grande entreprise, un dirigeant reçoit de nombreux appels, dont certains peuvent perturber ses activités. En utilisant la fonctionnalité Patron/Secrétaire, les appels entrants sont d'abord filtrés par son assistant, qui décide de transférer les appels importants, de rejeter les appels non essentiels ou de mettre certains appels en attente. Cela permet au dirigeant de se concentrer sur les tâches stratégiques tout en s'assurant que les appels urgents ou importants sont traités.

Bonnes pratiques :

1. Définir des règles claires pour le filtrage : Collaborez avec le patron pour définir quels types d'appels doivent être acceptés, transférés ou rejetés, et informez la secrétaire des règles à suivre.
2. Maintenir à jour la liste des postes autorisés : Veillez à ce que la liste des personnes pouvant contacter directement le patron soit régulièrement mise à jour pour éviter des interruptions non nécessaires.
3. Utilisation de messages personnalisés : Configurez des messages d'attente ou de rejet spécifiques pour informer les appelants de manière professionnelle si leur appel est mis en attente ou rejeté.
4. Former la secrétaire sur la gestion des appels : Assurez-vous que la personne chargée de filtrer les appels sait comment utiliser efficacement la fonctionnalité et gère les appels de manière fluide et courtoise.
5. Activer et tester les configurations : Après configuration, effectuez des tests pour vous assurer que la fonctionnalité fonctionne comme prévu et que les appels sont correctement filtrés selon les paramètres définis.
6. Options de redirection d'urgence : Prévoyez des options de redirection en cas de non-disponibilité du secrétaire pour garantir que les appels importants ne soient pas perdus.
7. Documentation et procédures internes : Créez des documents décrivant les règles, les étapes de configuration et les bonnes pratiques pour que d'autres membres du personnel puissent facilement comprendre et utiliser la fonctionnalité si nécessaire.